Virtuelle Assistenz
Viele Unternehmen verlieren täglich Zeit durch wiederkehrende Aufgaben – Zeit, die für Führung, Kunden und Entwicklung fehlt.
Unsere virtuelle Assistenz schafft hier Freiraum und Entlastung, damit Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können.
Virtuelle Assistenz
Viele Unternehmen verlieren täglich wertvolle Zeit durch wiederkehrende Aufgaben.
Zeit, die für Führung, Kunden und Entwicklung fehlt.
Unsere virtuelle Assistenz schafft Freiraum und Entlastung – damit Sie sich wieder auf das Wesentliche konzentrieren können.
Wenn Entlastung im Tagesgeschäft gefragt ist
Virtuelle Assistenz
geeignet für...
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Virtuelle Assistenz - geeignet für...
Unsere virtuelle Assistenz ist ideal für Unternehmen, die administrative Aufgaben abgeben und ihre Organisation effizient strukturieren möchten – insbesondere für:
- Unternehmerinnen und Unternehmer
- Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer
- KMU ohne eigenes Backoffice
- Start-ups in der Aufbau- oder Wachstumsphase
- Organisationen mit hohem administrativem Aufwand
Wir übernehmen Aufgaben im Hintergrund – damit Sie sich auf Strategie, Kunden und Entwicklung konzentrieren können.
Wobei wir Sie unterstützen
Je nach Bedarf übernehmen wir unterschiedliche administrative und organisatorische Aufgaben.
Ziel ist es, Ihre internen Abläufe zu entlasten und den täglichen Aufwand spürbar zu reduzieren.
Administration & Backoffice
Strukturierte und digitale Unterstützung bei wiederkehrenden administrativen Aufgaben zur Entlastung im Tagesgeschäft.
Unsere Leistungen im Detail
- Digitale Dokumentenablage und strukturierte Ordnersysteme
- Aufbereitung, Ablage und Klassifizierung von Unterlagen
- E-Mail-Management inkl. digitaler Vorselektion
- Digitale Kalender- und Terminorganisation
- Erstellung von Offerten nach Vorlage
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Übersicht und Nachverfolgung offener Posten
- Erstellung und Versand von Zahlungserinnerungen
- Durchführung des Mahnverfahrens gemäss vorgängig definierter Vorgabe
Organisation & Koordination
Strukturierte Organisation und digitale Koordination zur Entlastung im operativen Tagesgeschäft.
Unsere Leistungen im Detail
- Organisation und Vorbereitung von Meetings
- Digitale Aufgaben- und Pendenzlisten
- Koordination mit internen und externen Stellen
- Erstellung von Protokollen und Zusammenfassungen
- Strukturierte Termin- und Ablaufplanung
- Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben und Termine
- Unterstützung bei der digitalen Projektorganisation
Digitale Kommunikation
Strukturierte digitale Kommunikation zur Entlastung im laufenden Tagesgeschäft.
Unsere Leistungen im Detail
- Digitale Koordination von E-Mail-Kommunikation
- Schriftliche Korrespondenz nach definierter Vorlage
- Eigene Formulierungsvorschläge im Rahmen der laufenden Kommunikation
- Strukturierte Rückmeldungen und Follow-ups
- Bündelung und Priorisierung eingehender Kommunikationsanfragen
- Unterstützung bei laufender Kunden- und Partnerkommunikation
- Strukturierte Weiterleitung relevanter Informationen
- Dokumentation relevanter Kommunikation
Struktur & Prozesse
Nachhaltige Entlastung durch klar strukturierte, digital unterstützte Abläufe.
Unsere Leistungen im Detail
- Analyse bestehender Arbeitsabläufe
- Strukturierung von Prozessen und Zuständigkeiten
- Aufbau digitaler Checklisten und Arbeitsvorlagen
- Dokumentation wiederkehrender Tätigkeiten
- Optimierung bestehender organisatorischer Abläufe
- Vorbereitung und Begleitung von Digitalisierungsschritten
- Enge Abstimmung mit dem Bereich Digital Solutions
Unsere Leistungen erfolgen beratend und unterstützend. Bei komplexen steuerlichen oder rechtlichen Fragestellungen arbeiten wir bei Bedarf mit spezialisierten Partnern zusammen.
Warum virtuelle Assistenz mit WB Swiss
ENTLASTUNG
Spürbare Entlastung durch Übernahme wiederkehrender administrativer Aufgaben.
STRUKTUR
Klare Abläufe, definierte Zuständigkeiten und digitale Ordnung im Tagesgeschäft.
DIGITAL
Effiziente Organisation mit modernen Tools und nahtloser Integration in bestehende Systeme.
Erfahrung, auf die Sie sich verlassen können
So läuft die Zusammenarbeit ab
Unser Ziel: Eine nachhaltige Entlastung in Ihrem administrativen Tagesgeschäft – klar geregelt und transparent umgesetzt.
Analyse & Bedarfsabklärung
In einem unverbindlichem Erstgespräch klären wir Ihren Bedarf und Ihre aktuelle Situation.
Im Einzelnen:
- Klärung der aktuellen Situation und Abläufe
- Identifikation wirksamer Entlastungspotenziale
- Definition von Zielen und Rahmenbedingungen
Festlegung & Umsetzung
Für eine individuelle Lösung definieren wir Umfang, Aufgaben und die gewünschte Unterstützung.
Im Einzelnen:
- Festlegung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Abläufen
- Abstimmung auf bestehende Systeme und Kommunikationswege
- Strukturierter Start der Zusammenarbeit
Unterstützung & Weiterentwicklung
Wir unterstützen Sie zuverlässig im definierten Aufgabenbereich und entwickeln Abläufe gezielt weiter.
Im Einzelnen:
- Regelmässige Abstimmung und transparente Rückmeldungen
- Flexible Anpassung bei verändertem Bedarf
- Nachhaltige Sicherstellung der Entlastung
Virtuelle Assistenz & Treuhand
Auf Wunsch lässt sich die virtuelle Assistenz sinnvoll mit unseren Leistungen im Bereich Treuhand & Buchhaltung kombinieren.
Administrative Vorarbeiten, Strukturierung und Vorbereitung von Unterlagen erfolgen dabei koordiniert – effizient und abgestimmt.
Für Sie bedeutet das:
- weniger Schnittstellen
- klare Zuständigkeiten
- strukturierte Abläufe
- durchgängige Prozesse
- ein zentraler Ansprechpartner für Prozesse & Zahlen
FAQ zur virtuellen Assistenz
Klarheit für Ihre Entscheidung – kompakt beantwortet.
Zusammenarbeit, Ablauf & Umfang
Wie läuft die Zusammenarbeit mit der virtuellen Assistenz ab?
Die Zusammenarbeit beginnt mit einer gemeinsamen Analyse der bestehenden Abläufe. Anschliessend werden Aufgaben, Zuständigkeiten und Kommunikationswege klar definiert. Die virtuelle Assistenz arbeitet strukturiert im Tagesgeschäft und wird laufend an Ihre Bedürfnisse angepasst.
Habe ich eine feste Ansprechperson?
Ja.
In der Zusammenarbeit steht Ihnen in der Regel eine feste Ansprechperson zur Verfügung, welche die Aufgaben koordiniert und als zentrale Kontaktstelle dient. Gleichzeitig steht im Hintergrund ein erfahrenes Team der WB Swiss Capital AG zur Verfügung, sodass Kontinuität und Vertretung jederzeit sichergestellt sind.
Welche Aufgaben können durch die virtuelle Assistenz übernommen werden?
Unsere virtuelle Assistenz unterstützt bei wiederkehrenden administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben. Der konkrete Umfang wird individuell definiert und kann flexibel an den Bedarf Ihres Unternehmens angepasst werden.
Wie flexibel ist unsere virtuelle Assistenz?
Sehr flexibel: Der Unterstützungsumfang kann jederzeit angepasst werden – beispielsweise bei Wachstum, saisonalen Schwankungen oder veränderten Anforderungen. Ziel ist eine nachhaltige Entlastung, die sich Ihrem Unternehmen flexibel anpasst.
Welche Tools und Systeme werden eingesetzt?
Wir arbeiten grundsätzlich mit Ihren bestehenden Systemen und digitalen Tools. Bei Bedarf unterstützen wir auch bei der Optimierung oder Einführung neuer Lösungen in enger Abstimmung mit unserem Bereich Digital Solution.
Wie erfolgt die Kommunikation im Alltag?
Die Kommunikation erfolgt über die gemeinsam definierten Kanäle, z. B. per E-Mail, Telefon oder digitalen Kollaborationstools. Klare Zuständigkeiten und strukturierte Rückmeldungen sorgen für Transparenz und effiziente Abläufe.
Wie grenzt sich die virtuelle Assistenz von Treuhand- oder Buchhaltungsleistungen ab?
Die virtuelle Assistenz übernimmt organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft. Fachliche Leistungen wie Buchhaltung, MWST-Abrechnungen oder Jahresabschlüsse erfolgen – sofern gewünscht – über unseren Bereich Treuhand & Buchhaltung.
Kann die virtuelle Assistenz mit Treuhand & Buchhaltung kombiniert werden?
Ja. Viele Kunden nutzen die virtuelle Assistenz als organisatorische Ergänzung zur Treuhandlösung. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Services Treuhand & Buchhaltung ermöglicht klare Zuständigkeiten, effiziente Abläufe und eine durchgängige digitale Struktur.
Abrechnung & Rahmenbedingungen
Wie erfolgt die Abrechnung?
Die Abrechnung erfolgt transparent gemäss vereinbartem Leistungsumfang. Die Details werden im persönlichen Erstgespräch gemeinsam festgelegt, damit die Lösung optimal zu Ihrem Unternehmen passt.
Gibt es feste Tarife oder Pakete?
Die Zusammenarbeit wird individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt. Statt fixer Pakete definieren wir gemeinsam den Umfang und die gewünschte Unterstützung, damit die Virtuelle Assistenz optimal zu Ihrem Unternehmen passt.
Gibt es Mindestlaufzeiten oder langfristige Verpflichtungen?
Die Zusammenarbeit ist flexibel gestaltet. Umfang und Laufzeit werden individuell vereinbart und können bei Bedarf angepasst werden.
Warum sind keine Preise auf der Website aufgeführt?
Da Aufgaben, Umfang und Intensität der Unterstützung je nach Unternehmen stark variieren, verzichten wir bewusst auf pauschale Preise. So stellen wir sicher, dass Sie eine Lösung erhalten, die wirklich zu Ihrem Bedarf passt.
Wie schnell kann die Zusammenarbeit starten?
Nach dem Erstgespräch und der Klärung der Rahmenbedingungen kann die Zusammenarbeit in der Regel kurzfristig starten. Der genaue Zeitpunkt richtet sich nach Umfang und gewünschter Struktur.
Kontakt
WB Swiss Capital AG
Jede Ausgangslage ist individuell.
In einem unverbindlichen Gespräch finden wir gemeinsam heraus, wie wir Sie gezielt entlasten können.
Die mit * gekennzeichneten Eingabefelder sind erforderlich.
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